Cada vez más empresas utilizan Microsoft 365 para gestionar su información diaria: correos electrónicos en Outlook, documentos almacenados en OneDrive, archivos compartidos en SharePoint, calendarios, contactos y otras herramientas de colaboración.
Toda esta información es esencial para el funcionamiento de cualquier negocio. Pero ¿qué ocurriría si un empleado eliminara accidentalmente una carpeta importante, desaparecieran correos electrónicos o fuera necesario recuperar información de hace varios meses?
Aunque Microsoft 365 dispone de mecanismos de seguridad, retención y recuperación, tener los datos en la nube no equivale a disponer de una copia de seguridad independiente y bajo tu control.
En W-MEGA ofrecemos a las empresas una solución para realizar copias de seguridad locales de Microsoft 365, instalando un sistema NAS en sus propias oficinas que permite almacenar y recuperar la información de su entorno Microsoft 365.
¿Qué datos de Microsoft 365 podemos guardar en un backup local?
Mediante una solución de backup de seguridad para Microsoft 365, podemos proteger los principales servicios que utilizan las empresas:
- Correo electrónico de Outlook / Exchange Online: mensajes, archivos adjuntos, carpetas y buzones de correo.
- Calendarios y contactos: citas, reuniones, eventos y contactos almacenados en Exchange Online.
- OneDrive para empresas: documentos, archivos y carpetas de los usuarios.
- SharePoint Online: bibliotecas de documentos, archivos compartidos e información de los sitios de colaboración.
- Microsoft OneNote: blocs de notas almacenados en ubicaciones compatibles de OneDrive o SharePoint.
- Microsoft Teams: determinados contenidos y elementos asociados a los equipos, según las posibilidades de la solución de backup.
De esta forma, es posible centralizar la protección de buena parte de la información almacenada en el tenant de Microsoft 365 de tu empresa, sin depender exclusivamente de las herramientas de recuperación de la plataforma.
La cobertura exacta se comprueba durante el estudio inicial, ya que existen determinadas limitaciones según el servicio y el tipo de información.
¿Cómo funciona un backup local de Microsoft 365 mediante un NAS?
La solución consiste en instalar en las oficinas de la empresa un NAS (Network Attached Storage), un dispositivo de almacenamiento conectado a la red y especialmente preparado para guardar y gestionar copias de seguridad.
Una vez instalado, configuramos el sistema para que se conecte de forma segura con el entorno Microsoft 365 de la empresa y realice las copias de seguridad de los servicios seleccionados.
El funcionamiento es sencillo:
- Instalamos el NAS en las oficinas, dimensionando su capacidad según los usuarios y el volumen de datos.
- Conectamos el sistema al tenant de Microsoft 365, con los permisos necesarios para realizar las copias.
- Configuramos backups automáticos de correos, documentos, calendarios y otros datos compatibles.
- Establecemos políticas de conservación y versionado, para poder recuperar información de fechas anteriores.
- Supervisamos el sistema de copias de seguridad, comprobando su funcionamiento y detectando posibles incidencias.
Todo ello puede funcionar de forma automática, sin que los empleados tengan que realizar manualmente las copias.
Ventajas de tener una copia de seguridad de Microsoft 365 en tu propia oficina
1. Tus datos también están bajo tu control
Además de encontrarse alojada en Microsoft 365, la información dispone de una copia independiente almacenada en un dispositivo físico de tu empresa.
Esto permite disponer de una capa adicional de protección y reducir la dependencia exclusiva del almacenamiento en la nube.
2. Recuperación de correos y documentos eliminados
Si un usuario elimina accidentalmente un correo, sobrescribe un documento o necesita recuperar una carpeta, podemos utilizar las copias de seguridad disponibles para restaurar la información.
Las posibilidades de recuperación dependerán de los datos protegidos y de las políticas de conservación configuradas.
3. Protección adicional frente a ransomware y errores humanos
Un ataque informático, una modificación incorrecta o un borrado masivo pueden comprometer información importante.
Contar con una copia independiente ayuda a recuperar datos anteriores al incidente, especialmente cuando el sistema incorpora medidas de protección frente a modificaciones o eliminaciones no autorizadas.
4. Copias automáticas de todos los usuarios
El backup puede configurarse para proteger las cuentas de Microsoft 365 de toda la organización, evitando depender de que cada trabajador recuerde guardar sus documentos o exportar su correo.
También es posible adaptar la configuración cuando se incorporan nuevos empleados.
5. Conservación de versiones anteriores
Podemos establecer políticas para guardar distintas versiones de los archivos y mantener copias históricas durante el tiempo que necesite la empresa, en función de su capacidad de almacenamiento y sus requisitos.
6. Sin depender de una suscripción adicional de backup en la nube por cada usuario
Esta solución puede permitir realizar las copias de seguridad locales de Microsoft 365 sin contratar una licencia adicional de backup por cada cuenta de Microsoft 365.
La inversión se concentra principalmente en el dispositivo NAS, su almacenamiento, instalación y mantenimiento, según la solución elegida.
¿Es suficiente con instalar un NAS?
No. Para que una copia de seguridad resulte realmente útil es necesario contar con una configuración adecuada.
En W-MEGA estudiamos las necesidades de cada empresa y tenemos en cuenta aspectos como la capacidad de almacenamiento, frecuencia de las copias, tiempo de conservación, seguridad de acceso, supervisión y procedimientos de recuperación.
Instalación de NAS para backup local de Microsoft 365 en Mallorca
En W-MEGA, empresa de servicios informáticos ubicada en Palma de Mallorca, ayudamos a empresas y profesionales a proteger la información de sus entornos Microsoft 365.
Nos encargamos de estudiar la infraestructura existente, seleccionar el NAS adecuado, instalarlo, configurar las copias automáticas y establecer los mecanismos necesarios para recuperar la información cuando sea necesario.
La solución está pensada tanto para pequeñas empresas con pocos usuarios como para organizaciones con un mayor volumen de correo electrónico y documentos compartidos.
Tu empresa puede seguir trabajando con Microsoft 365 en la nube y, al mismo tiempo, disponer de un backup local de su información más importante.
Preguntas frecuentes sobre el backup local de Microsoft 365
¿Microsoft 365 hace copias de seguridad automáticamente?
Microsoft 365 incorpora mecanismos de retención, versionado, papelera de reciclaje y recuperación, según el servicio y la configuración. Sin embargo, estas funciones no sustituyen necesariamente una estrategia de backup independiente que permita conservar datos durante períodos definidos por la empresa.
¿Puedo guardar todos los correos de Microsoft 365 en un NAS?
Sí. Es posible configurar copias de seguridad de los buzones compatibles de Exchange Online, incluyendo mensajes, carpetas y archivos adjuntos. Las opciones de recuperación dependen de la solución utilizada.
¿Se pueden recuperar archivos borrados de OneDrive o SharePoint?
Sí, siempre que esos archivos estuvieran incluidos en una copia de seguridad anterior y esta siga disponible dentro del período de conservación configurado.
¿El NAS tiene que estar encendido continuamente?
Para ejecutar los backups automáticos según la programación establecida, el NAS debe estar encendido, conectado a la red y disponer de acceso a los servicios necesarios de Microsoft 365.
¿Cuánto cuesta instalar un NAS para hacer backup de Microsoft 365?
El coste depende principalmente del número de usuarios, volumen de información, capacidad necesaria, nivel de redundancia y servicios de instalación y mantenimiento. En W-MEGA podemos preparar una propuesta adaptada a las necesidades de cada empresa.
Protege los datos de Microsoft 365 de tu empresa con W-MEGA
Si tu empresa utiliza Outlook, OneDrive, SharePoint y otros servicios de Microsoft 365, podemos ayudarte a disponer de una copia de seguridad local, automática y gestionada desde tus propias instalaciones.
En W-MEGA nos encargamos de la instalación y configuración de sistemas NAS para backup de Microsoft 365 en Palma de Mallorca y el resto de Mallorca.
Contacta con nosotros y te asesoraremos sobre la solución de backup local más adecuada para tu empresa.
